วางบิลลูกหนี้ปั๊มน้ำมัน ทำสตรีทเทียมให้เก็บเงินทันกำหนด

ปั๊มที่ขายเครดิตให้รถบรรทุกและลูกค้าองค์กรหลายสิบราย หนึ่งรอบวางบิลอาจมีบิลรวมกันเป็นพันฉบับ ถ้าต้องตามเก็บทีละใบ เงินจะไม่มีทางทันรอบจ่ายชั้นน้ำมัน วางบิลและสตรีทเทียมคือเครื่องมือที่หลอมบิลทั้งรอบเป็นเอกสารก้อนเดียว เก็บเงินครั้งเดียวต่อรอบ บทความนี้เดินขั้นตอนให้ดูทีละก้าว ตั้งแต่รวมบิลจนถึงบันทึกเงินเข้า

หัวใจของการวางบิลคือความถูกต้องของเอกสาร ตัวเลขที่ต่างกันหลักร้อยบาทอาจดูไม่มาก แต่พอไปถึงฝ่ายบัญชีลูกค้า เอกสารที่ไม่ตรงจะถูกส่งกลับมาแก้ และการจ่ายเงินของเขาจะเลื่อนไปรอบจ่ายถัดไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งมักหมายความว่าเงินมาช้าอีกสองสัปดาห์ถึงหนึ่งเดือน ระบบที่ดีจึงช่วยได้ทั้งเรื่องความถูกต้องและความทันเวลาไปพร้อมกัน

วางบิลคืออะไร ต่างจากบิลเดี่ยวอย่างไร

วางบิล (Billing Statement) คือการรวมใบกำกับภาษีทั้งหมดที่เกิดขึ้นในรอบที่กำหนดของลูกค้าแต่ละราย ออกมาเป็น ใบแจ้งหนี้หรือสตรีทเทียม (Statement of Account) เพียงฉบับเดียว แนบรายการบิลทุกฉบับกำกับไว้ ลูกค้าชำระตามยอดรวมในสตรีทเทียม ฝ่ายเราไขว้ยอดทีเดียวจบ ประโยชน์ใหญ่คือลดจำนวนเอกสารที่ต้องส่งและเทียบ ทำให้ผิดพลาดน้อยลง และทำให้วงเงินเครดิตของลูกค้าวัดกันที่ยอดรวมที่ชัดเจน ไม่ใช่บิลกระจัดกระจายหลายสิบใบ

ตั้งรอบวางบิลให้ตรงกับจังหวะเงินของลูกค้า

รอบที่ใช้บ่อยที่สุดคือครึ่งเดือน ตัวอย่างจริงที่ปั๊มใช้กัน รอบวันที่ 1-15 ปิดรอบและวางบิลวันที่ 16 นัดเก็บวันที่ 30, รอบวันที่ 16-สิ้นเดือน วางบิลวันที่ 1 ของเดือนถัดไป นัดเก็บวันที่ 15 ลูกค้าองค์กรบางรายมีกำหนดจ่ายของฝ่ายบัญชีตัวเอง เช่น อนุมัติจ่ายเฉพาะวันที่ 25 ของเดือน ควรเจรจาให้เอกสารถึงเขาก่อนกำหนดจ่าย 3-5 วันเสมอ เพื่อให้ทันเข้าระบบอนุมัติ รอบที่ชัดเจนทำให้ทั้งสองฝ่ายวางแผนเงินได้พร้อมกัน และลดการเถียงกันว่าใครช้าก่อน

ขั้นตอนวางบิล 6 ขั้น

1. รวมบิลตามลูกค้าในรอบที่กำหนด เช่น บิลวันที่ 1-15 ของรถบรรทุกแต่ละทะเบียน ดึงจากระบบให้ครบทุกใบที่ยังไม่ชำระ
2. เช็คความครบถ้วนกับลูกค้าก่อนส่งจริง โทรยืนยันรายการสั้น ๆ และอย่าลืมบิลที่ออกแทนของเดิมหรือใบลดหนี้ในรอบนั้น
3. ออกสตรีทเทียม เรียงเลขที่เอกสารต่อเนื่อง ระบุรอบวางบิล วันครบกำหนดชำระ และแนบรายการบิลกำกับทุกฉบับ
4. ส่งเอกสารตามช่องทางที่ลูกค้าลงทะเบียนไว้ ลงทะเบียนส่งตรงถึงฝ่ายบัญชี หรืออีเมลที่ระบุไว้ พร้อมเก็บหลักฐานการส่งทุกครั้ง
5. นัดวันเก็บให้ชัด พร้อมจำนวนเงินตามใบแจ้งหนี้ แล้วบันทึกวันสัญญาลงระบบ เพื่อให้ระบบเตือนอัตโนมัติได้
6. บันทึกการรับชำระทันทีเมื่อเงินเข้า ไขว้กับบิลทั้งรอบ ปิดยอดให้เหลือศูนย์ ส่วนที่ยังไม่ครบให้เข้ารอบติดตามถัดไปทันที

สิ่งที่ทำให้การเก็บเงินล่าช้า และวิธีกันล่วงหน้า

สาเหตุที่เจอซ้ำ ๆ ทุกปีมีสามข้อ ทั้งหมดแก้ได้ตั้งแต่ก่อนส่งเอกสาร ถ้าตรวจด้วยเช็กลิสต์เดียวกันทุกครั้ง

• เอกสารไม่ครบ สตรีทเทียมส่งไปแล้วแต่ใบกำกับภาษีบางฉบับหายหรือพิมพ์ทับ ฝ่ายบัญชีลูกค้าขออนุมัติจ่ายไม่ได้ รอบจ่ายหายไปเฉย ๆ
• ไม่มีใบรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย ลูกค้าองค์กรจะชะลอการจ่ายรอเอกสารครบก่อนเสมอ ปั๊มต้องออกให้ทันตามรอบ รายละเอียดอยู่ใน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย สำหรับปั๊มน้ำมัน
• ยอดไม่ตรง ราคาน้ำมันไม่ตรงกับที่ลูกค้ารับทราบ บิลถูกแก้ไขหลังส่งไปแล้ว หรือมีบิลที่เขาบันทึกไว้แต่เรายกเลิกไป ทำให้ทั้งรอบติดคิวแก้เอกสาร

วิธีกันคือทำเช็กลิสต์ก่อนส่งทุกครั้ง ตรวจว่าเอกสารครบตามใบแจ้งหนี้ ยอดรวมตรงทุกรายการ และเอกสารภาษีพร้อม ถ้ายังไม่มีรูปแบบเอกสารภาษีที่ถูกต้อง อ่านพื้นฐานได้ใน ใบเสร็จและใบกำกับภาษี ปั๊มน้ำมัน

ระบบช่วยวางบิลให้ง่ายขึ้นอย่างไร

งานที่กินเวลาที่สุดในการวางบิลคือรวมบิลและเช็คยอด ซึ่งเป็นงานที่ระบบทำได้ดีที่สุด โปรแกรมปั๊มน้ำมัน ที่รวมบิลอัตโนมัติตามรอบของลูกหนี้แต่ละราย พิมพ์สตรีทเทียมพร้อมรายการบิลกำกับได้ทันที และเห็นสถานะเก็บเงินแบบเรียลไทม์ว่ารายใดจ่ายแล้ว รายใดค้าง รายใดเกินกำหนด ทีมงานจึงเหลือเวลาให้งานที่ต้องใช้คนจริง ๆ คือโทรติดตามและรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้า

วางบิลทุกรอบ ตัวเลขจะไม่สะสม

ปัญหาใหญ่ที่สุดคือทำเมื่อมีเวลา หรือทำเมื่อลูกค้าเรียกหา รอบที่หายไปหนึ่งรอบ ยอดค้างจะทบกัน ตัวเลขสับสน และลูกค้าเริ่มไม่มีแรงจูงใจจ่ายตามรอบเดิม กติกาที่แนะนำคือวางบิลทุกรอบโดยไม่มีข้อยกเว้น แม้ยอดจะน้อยเพียงหลักพัน และเชื่อมกับระบบเตือนลูกหนี้ที่แจ้งก่อนครบกำหนดอัตโนมัติ ลำดับครบวงจรอ่านต่อได้ใน ระบบแจ้งเตือนลูกหนี้ ลดหนี้เสียปั๊มน้ำมัน

การเก็บเงินทันกำหนดไม่ได้เกิดจากความเก่งของคนเก็บเงินคนเดียว แต่เกิดจากระบบที่ทำให้เอกสารถูก ครบ ทันเวลา ทุกรอบ ปั๊มที่วางบิลตรงเวลาทุกสองสัปดาห์ จะรู้เองว่ากระแสเงินสดแน่นช่วงไหน วางแผนรับของได้แม่นขึ้น และไม่ต้องรอดใจลูกค้าตอนท้ายเดือน ถ้าอยากดูว่าระบบวางบิลอัตโนมัติช่วยปั๊มคุณได้อย่างไร ทักเข้ามาขอคำปรึกษาได้ฟรีตลอด