ဆီဆိုင်ကြွေးကျန် ဘောက်ချာပေးပို့ — စာရင်းချုပ်နှိုင်းယှဉ်

အကြွေးရောင်းခြင်းဖြင့် ကုန်တင်ကားများနှင့် အဖွဲ့အစည်းပိုင် ကုန်သည်များကို ဆယ်စုံမက ကိုင်တွယ်နေရသော ဆီဆိုင်တစ်ခုတွင် ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း တစ်ကာလလျှင် ဘောက်ချာ တစ်ထောင်နီးပါး ပါဝင်နိုင်သည်။ တစ်အုပ်ချင်းစီ လိုက်လံတောင်းခံနေရပါက ငွေသည် ဆီကုန်ကျစရိတ် ပေးချေရန် ကာလနှင့် လုံးဝ မလိုက်နိုင်ပေ။ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်းနှင့် ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းသည် တစ်ကာလလုံး၏ ဘောက်ချာများကို စာရွက်စာတမ်း တစ်စုတည်း ဖြစ်စေသည့် ကိရိယာ ဖြစ်သည် — တစ်ကာလလျှင် ငွေကောက်ခံမှု တစ်ကြိမ်သာ လုပ်ရသည်။ ဤဆောင်းပါးသည် ဘောက်ချာ စုစည်းခြင်းမှ ငွေဝင်မှု မှတ်တမ်းတင်ခြင်းအထိ ခြေလှမ်းတစ်ခေါက်ချင်းစီ လမ်းပြပေးမည် ဖြစ်သည်။

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း၏ အလယ်ဗဟိုမှာ စာရွက်စာတမ်း၏ မှန်ကန်မှု ဖြစ်သည်။ ဘတ် ရာနှုန်းချီ ကွာဟနေသော ကိန်းဂဏန်းသည် များမမြင်ရသော်လည်း ကုန်သည်၏ စာရင်းဌာနသို့ ရောက်ရှိသောအခါ မကိုက်ညီသော စာရွက်စာတမ်းကို ပြင်ဆင်ရန် ပြန်ပို့လိုက်မည် ဖြစ်ပြီး ၎င်းတို့၏ ငွေပေးချေမှုသည် နောက်ထပ် ပေးချေကာလသို့ အလိုအလျောက် ဆွဲထားခြင်း ခံရမည် ဖြစ်သည် — ဤသည်မှာ အများအားဖြင့် ရက်သတ္တပတ် နှစ်ပတ်မှ တစ်လအထိ ငွေ နှောင့်နှေးသည်ဟု ဆိုလိုသည်။ ကောင်းမွန်သော စနစ်သည် မှန်ကန်မှုနှင့် အချိန်မှန်မှုကို တစ်ပြိုင်နက် ကူညီပေးသည်။

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း ဆိုသည်မှာ အဘယ်နည်း — တစ်အုပ်ချင်း ဘောက်ချာနှင့် မည်သို့ ကွဲပြားသနည်း

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း (Billing Statement) ဆိုသည်မှာ ကုန်သည်တစ်ဦးချင်းစီ၏ သတ်မှတ်ထားသော ကာလအတွင်း ဖြစ်ပေါ်ခဲ့သည့် အခွန်ဘောက်ချာ အားလုံးကို ငွေတောင်းခံလွှာ သို့မဟုတ် ငွေစာရင်းရှင်းတမ်း (Statement of Account) တစ်စောင်တည်း စုစည်းခြင်း ဖြစ်သည် — ဘောက်ချာ တစ်အုပ်ချင်းစီ၏ စာရင်းကို ပူးတွဲဖော်ပြထားသည်။ ကုန်သည်သည် ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းပေါ်ရှိ စုစုပေါင်း ကိန်းဂဏန်းအတိုင်း ပေးချေသည်၊ ကျွန်ုပ်တို့ဘက်မှ ကိန်းဂဏန်း စစ်ဆေးတုံ့ပြန်ခြင်း တစ်ကြိမ်ဖြင့် ပြီးဆုံးသည်။ အကြီးမားဆုံး အကျိုးကျေးဇူးမှာ ပေးပို့ရမည့်နှင့် စစ်ဆေးရမည့် စာရွက်စာတမ်း အရေအတွက် လျှော့ကျလာခြင်း ဖြစ်သည် — ချို့ယွင်းမှု လျှော့နည်းလာစေကာ၊ ကုန်သည်၏ အကြွေးကန့်သတ်ချက် (credit limit) ကိုလည်း ရှင်းလင်းသော စုစုပေါင်း ကိန်းဂဏန်းဖြင့် တိုင်းတာစေသည် — ပြန့်ကျဲနေသော ဘောက်ချာ အဆယ်ပေါင်းများစွာ မဟုတ်ပေ။

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း ကာလကို ကုန်သည်၏ ငွေစီးကြောင်းနှုန်းနှင့် ကိုက်ညီစေပါ

အများဆုံး အသုံးပြုသော ကာလမှာ လနှစ်ပိုင်း ဖြစ်သည်။ ဆီဆိုင်များတွင် အသုံးပြုနေသည့် ဥပမာအမှန် — ရက် 1-15 ကာလကို ရက် 16 တွင် ပိတ်၍ ဘောက်ချာပေးပို့ပြီး ရက် 30 တွင် ငွေကောက်ခံရန် ရက်သတ်မှတ်ခြင်း၊ ရက် 16 - လကုန် ကာလကို နောက်လ ရက် 1 တွင် ဘောက်ချာပေးပို့ပြီး ရက် 15 တွင် ငွေကောက်ခံရန် ရက်သတ်မှတ်ခြင်း။ အချို့သော အဖွဲ့အစည်းပိုင် ကုန်သည်များတွင် ၎င်းတို့၏ ကိုယ်ပိုင် စာရင်းဌာန ပေးချေမှုဇယား ရှိသည်၊ ဥပမာ — လ၏ ရက် 25 တွင်သာ အတည်ပြု၍ ပေးချေသည်။ အတည်ပြုစနစ်ထဲ အချိန်မှန် ဝင်ရောက်နိုင်ရန် စာရွက်စာတမ်းများကို ပေးချေရက် မရောက်မီ အနည်းဆုံး 3-5 ရက် အရင် ရောက်ရှိစေရန် အမြဲတမ်း ညှိနှိုင်းသင့်သည်။ ရှင်းလင်းသော ကာလမှာ နှစ်ဖက်စလုံးကို တစ်ပြိုင်နက်တည်း ငွေ စီစဉ်နိုင်စေပြီး မည်သူ ပိုနှောင့်နှေးသည် ဆိုသည့် ငြင်းခုံမှုလည်း လျှော့နည်းစေသည်။

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း အဆင့် 6 ဆင့်

1. သတ်မှတ်ထားသော ကာလအတွင်း ကုန်သည်အလိုက် ဘောက်ချာများ စုစည်းခြင်း ဥပမာ — ကုန်တင်ကား တစ်စီချင်းစီ၏ ရက် 1-15 ဘောက်ချာများကို ပေးချေမှု မပြုလုပ်ရသေးသော အုပ်ရေအားလုံး စနစ်မှ ပြည့်စုံစွာ ဆွဲထုတ်ခြင်း
2. တကယ်ပေးပို့မှု မပြုလုပ်မီ ကုန်သည်နှင့် ပြည့်စုံမှု စစ်ဆေးခြင်း တယ်လီဖုန်းဖြင့် ရှင်းလင်းချက် အတိုချုပ် အတည်ပြုခြင်း၊ ထိုကာလအတွင်း မူလအစား ထုတ်ပေးလိုက်သော ဘောက်ချာ သို့မဟုတ် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) ကို မမေ့ပါနှင့်
3. ငွေစာရင်းရှင်းတမ်း ထုတ်ခြင်း စာရွက်စာတမ်း အမှတ်စဉ်များကို ဆက်တိုက်ဖြစ်စေ စီစဉ်ခြင်း၊ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း ကာလနှင့် ပေးချေမှု နောက်ဆုံးရက်ကို ဖော်ပြခြင်းနှင့် အခွန်ဘောက်ချာ တစ်အုပ်ချင်းစီ ၏ စာရင်း ပူးတွဲခြင်း
4. ကုန်သည် မှတ်ပုံတင်ထားသော လမ်းကြောင်းအတိုင်း စာရွက်စာတမ်းများ ပေးပို့ခြင်း စာရင်းဌာနသို့ တိုက်ရိုက်ပေးပို့ရန် မှတ်ပုံတင်ခြင်း သို့မဟုတ် ဖော်ပြထားသော အီးမေးလ်သို့ ပေးပို့ခြင်း၊ ပေးပို့တိုင်း သက်သေခံလက်မှတ် သိမ်းဆည်းခြင်း
5. ငွေကောက်ခံရေးရက်ကို ရှင်းလင်းစွာ ကတိကဝတ်ပြုခြင်း ငွေတောင်းခံလွှာအတိုင်း ငွေပမာဏ အပါအဝင် ဖြစ်ပြီး၊ စနစ်က အလိုအလျောက် သတိပေးနိုင်စေရန် ကတိကဝတ်ရက်ကို စနစ်ထဲ မှတ်တမ်းတင်ခြင်း
6. ငွေရောက်ရှိသည်နှင့် ပေးချေမှု လက်ခံရရှိမှုကို ချက်ချင်း မှတ်တမ်းတင်ခြင်း တစ်ကာလလုံး၏ ဘောက်ချာများနှင့် စစ်ဆေးတုံ့ပြန်ခြင်း၊ ကိန်းဂဏန်းကို သုံည (zero) ကျန်စေရန် ပိတ်ခြင်း၊ မပြည့်ဝသေးသော အပိုင်းကို ချက်ချင်းပင် နောက်ထပ် လိုက်စားခြင်း ကာလထဲသို့ ထည့်သွင်းခြင်း

ငွေကောက်ခံမှုကို နှောင့်နှေးစေသည့်အရာများ နှင့် ကြိုတင်ကာကွယ်နည်း

နှစ်တိုင်း ထပ်ခါထပ်ခါ တွေ့ရသော အကြောင်းရင်း သုံးခု ရှိသည်။ အားလုံးကို စာရွက်စာတမ်း ပေးပို့မှု မပြုလုပ်မီမှာပင် ပြင်ဆင်နိုင်သည် — တစ်ကြိမ်တိုင်း တစ်ခုတည်းသော checklist ဖြင့် စစ်ဆေးပါက။

• စာရွက်စာတမ်း မပြည့်စုံခြင်း ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းကို ပေးပို့ပြီးပြီ ဖြစ်သော်လည်း အခွန်ဘောက်ချာ အချို့ ပျောက်ဆုံးနေခြင်း သို့မဟုတ် ပုံနှိပ်ထပ်မိနေခြင်း၊ ကုန်သည် စာရင်းဌာနက အတည်ပြုပေးချေမှု တောင်းဆို၍ မရခြင်း၊ ပေးချေကာလ တိတ်တဆိတ် လွတ်သွားခြင်း
• အရင်းအမြစ်မှအခွန်ဖြတ်တောက်ခြင်း (withholding) အတည်ပြုစာ မရှိခြင်း အဖွဲ့အစည်းပိုင် ကုန်သည်များသည် စာရွက်စာတမ်း ပြည့်စုံစွာ ရမည်ကို အမြဲ စောင့်ဆိုင်း၍ ပေးချေမှုကို နှေးကွေးစေသည်၊ ဆီဆိုင်သည် ကာလအလိုက် အချိန်မှန် ထုတ်ပေးရမည်၊ အသေးစိတ်ကို ဆီဆိုင်များအတွက် အရင်းအမြစ်မှအခွန်ဖြတ်တောက်ခြင်း (withholding) တွင် ဖတ်ရှုနိုင်သည်
• ကိန်းဂဏန်း မကိုက်ညီခြင်း ဆီစျေးနှုန်းသည် ကုန်သည် သိရှိထားသည့်အတိုင်း မကိုက်ညီခြင်း၊ ဘောက်ချာကို ပေးပို့ပြီးနောက်မှ ပြင်ဆင်ခြင်း၊ သို့မဟုတ် ၎င်းတို့ မှတ်တမ်းတင်ထားသော ဘောက်ချာကို ကျွန်ုပ်တို့ဘက်မှ ဖျက်သိမ်းလိုက်ခြင်း၊ တစ်ကာလလုံး စာရွက်စာတမ်း ပြင်ဆင်ခြင်းအတွက် တန်းစီခံရခြင်း

ကာကွယ်နည်းမှာ ပေးပို့တိုင်း ကြိုတင် checklist ပြုလုပ်ခြင်း ဖြစ်သည်။ စာရွက်စာတမ်းများ ငွေတောင်းခံလွှာအတိုင်း ပြည့်စုံသလား၊ စုစုပေါင်း ကိန်းဂဏန်း စာရင်းအသီးသီး ကိုက်ညီသလား၊ အခွန်စာရွက်စာတမ်း ပြင်ဆင်ပြီးပြီလား ဆိုသည်တို့ကို စစ်ဆေးပါ။ မှန်ကန်သော အခွန်စာရွက်စာတမ်း ပုံစံ မရှိသေးပါက ဆီဆိုင်၏ ငွေရယူပြေစာနှင့် အခွန်ဘောက်ချာ တွင် အခြေခံကို ဖတ်ရှုနိုင်သည်။

စနစ်သည် ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်းကို မည်ကဲ့သို့ ပိုမိုလွယ်ကူစေသနည်း

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်းတွင် အချိန်အများဆုံး ကုန်စေသော လုပ်ငန်းမှာ ဘောက်ချာ စုစည်းခြင်းနှင့် ကိန်းဂဏန်း စစ်ဆေးခြင်း ဖြစ်သည်၊ ဤသည်မှာ စနစ်က အကောင်းဆုံး လုပ်ပေးနိုင်သော လုပ်ငန်း ဖြစ်သည်။ ဆီဆိုင်ဆော့ဖ်ဝဲ သည် ကြွေးကျန်ငွေရှင် တစ်ဦးချင်းစီ၏ ကာလအလိုက် ဘောက်ချာများကို အလိုအလျောက် စုစည်းပေးသည်၊ အခွန်ဘောက်ချာ စာရင်း ပါဝင်သော ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းကို ချက်ချင်း ပုံနှိပ်ပေးသည်၊ ငွေကောက်ခံရေး အခြေအနေကို real time တွင် မြင်ရသည် — မည်သည့်ရာသည် ပေးချေပြီး၊ မည်သည့်ရာသည် လက်ကျန်၊ မည်သည့်ရာသည် နောက်ဆုံးရက် ကျော်လွန်နေသလဲ။ ဝန်ထမ်းအဖွဲ့တွင် လူသားတို့သာ လုပ်နိုင်သည့် လုပ်ငန်းများအတွက် အချိန် ကျန်ရှိသည် — ဖုန်းဖြင့် လိုက်လံတောင်းခံခြင်းနှင့် ကုန်သည်များနှင့် ဆက်ဆံရေး ထိန်းသိမ်းခြင်း ဖြစ်သည်။

ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း ကာလတိုင်း လုပ်ပါ — ကိန်းဂဏန်းများ စုပုံမလာစေရန်

အကြီးမားဆုံး ပြဿနာမှာ အချိန်ရှိသောအခါမှ လုပ်ခြင်း သို့မဟုတ် ကုန်သည်က ခေါ်မှသာ လုပ်ခြင်း ဖြစ်သည်။ ကာလတစ်ခု လွတ်သွားပါက လက်ကျန် ကိန်းဂဏန်းများ ပေါင်းစပ်လာမည်၊ ကိန်းဂဏန်းများ ရှုပ်ထွေးလာမည်၊ ကုန်သည်များလည်း မူလကာလအတိုင်း ပေးချေရန် ဆွဲဆောင်မှု မရှိတော့ပေ။ အကြံပြုလိုသော စည်းမျဉ်းမှာ ခြွင်းချက် မရှိဘဲ ကာလတိုင်း ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း ဖြစ်သည် — ကိန်းဂဏန်း ထောင်နှုန်းအလိုက်သာ နည်းပါးသည် ဖြစ်စေ၊ ပြီးလျှင် နောက်ဆုံးရက် မရောက်မီ အလိုအလျောက် အသိပေးသော ကြွေးကျန်ငွေ သတိပေးစနစ်နှင့် ချိတ်ဆက်ပါ။ စည်းလုံးလမ်းကြောင်းကို ကြွေးကျန်ငွေ အသိပေးစနစ် — ဆီဆိုင် ဆုံးရှုံးနိုင်သောကြွေး လျှော့ချခြင်း တွင် ဆက်လက် ဖတ်ရှုနိုင်သည်။

အချိန်မှန် ငွေကောက်ခံမှုသည် ငွေကောက်ခံသူ တစ်ယောက်တည်း၏ ကျွမ်းကျင်မှုမှ ဖြစ်ပေါ်လာခြင်း မဟုတ်ဘဲ စာရွက်စာတမ်းများကို မှန်ကန်၊ ပြည့်စုံ၊ အချိန်မှန်စေသော စနစ်မှ ဖြစ်ပေါ်လာခြင်း ဖြစ်သည်။ ရက်သတ္တပတ် နှစ်ပတ်တိုင်း အချိန်မှန် ဘောက်ချာပေးပို့သော ဆီဆိုင်သည် ငွေသားစီးကြောင်း မည်သည့်အချိန် ထင်ရှားသလဲ ကိုယ်တိုင် သိမည်၊ ကုန်လက်ခံရေး စီစဉ်မှု ပိုမို တိကျလာမည်နှင့် လကုန်ချိန်တွင် ကုန်သည်များ၏ မျက်နှာရှာစရာ မလိုတော့ပေ။ အလိုအလျောက် ဘောက်ချာပေးပို့စနစ်သည် သင်၏ ဆီဆိုင်ကို မည်ကဲ့သို့ ကူညီနိုင်သည်ကို သိလိုပါက အခမဲ့ အကြံပေးမှုကို အမြဲတမ်း တောင်းဆိုနိုင်ပါသည်။