ระบบแจ้งเตือนลูกหนี้ ลดหนี้เสียปั๊มน้ำมัน ไม่ให้ยอดค้างโตเงียบ ๆ

ขายเครดิตได้เยอะแต่เก็บเงินช้า คือสาเหตุที่ปั๊มหลายแห่งต้องหาเงินทุนหมุนมาจ่ายชั้นน้ำมัน ทั้งที่ตัวเลขขายดีเกินคาด ปัญหาไม่ใช่ลูกหนี้ไม่จ่ายทั้งหมด แต่คือการไม่มีระบบติดตามที่ทำงานสม่ำเสมอ ยอดค้างจึงโตเงียบ ๆ จนวันหนึ่งกลายเป็นหนี้เสีย บทความนี้วางระบบแจ้งเตือนลูกหนี้แบบ 3 ระลอก พร้อมสคริปต์ทักที่ใช้ได้จริง

ลูกหนี้ปั๊มน้ำมันต่างจากร้านค้าทั่วไปตรงที่มักเป็นลูกค้าประจำที่ต้องรักษาไว้ การทวงถามจึงต้องจัดจังหวะให้ดูเป็นมืออาชีพ ไม่ใช่สะสมอารมณ์ไปแสดงทีเดียวตอนที่ยอดลอยมาหลายแสน ระบบที่ดีทำให้การติดตามเป็นเรื่องของตารางเวลา ไม่ใช่เรื่องของอารมณ์หรือความจำของใครคนใดคนหนึ่ง

ลูกหนี้ปั๊มน้ำมันคือใคร และมีจังหวะจ่ายอย่างไร

ปั๊มส่วนใหญ่มีลูกหนี้สามกลุ่มหลัก หนึ่งคือรถบรรทุกขนส่งที่เติมทุกวันแล้วชำระปลายรอบ สองคือลูกค้าองค์กรและหน่วยงานราชการที่วางบิลเป็นรอบ 15 วันหรือรายเดือน และจ่ายตามวงรอบจ่ายของฝ่ายบัญชีฝ่ายเขา สามคือร้านค้ารอบ ๆ ปั๊มที่เติมครั้งละถัง 200 ลิตรแล้วโอนเงินมาทีหลัง แต่ละกลุ่มมีจังหวะจ่ายต่างกัน การบังคับให้ทุกกลุ่มจ่ายเหมือนกันจะทำให้เสียลูกค้าโดยไม่จำเป็น ให้แยกวงเงินและกำหนดชำระต่อกลุ่มตั้งแต่วันแรกที่เปิดบัญชี แล้วบันทึกไว้ในระบบให้พนักงานหน้างานเห็นตลอด

กฎ 3 ระลอก ของการแจ้งเตือน

• ระลอกที่ 1 ก่อนครบกำหนด 3-5 วัน เตือนอ่อนโยน ส่งข้อความสรุปยอดค้างและวันครบกำหนด พร้อมแนบเลขบัญชีให้พร้อมชำระ ลูกค้าส่วนใหญ่ไม่ได้ตั้งใจลืม ข้อความเดียวช่วยได้มาก
• ระลอกที่ 2 ในวันครบกำหนด ส่งใบแจ้งหนี้พร้อมสรุปรายการบิลที่ครบกำหนดทั้งหมด ให้ลูกค้าตรวจสอบยอดก่อนชำระ ถ้าตัวเลขไม่ตรงจะได้แก้กันตั้งแต่วันนั้น ไม่ใช่สองสัปดาห์ต่อมา
• ระลอกที่ 3 เกินกำหนด เกิน 7 วันให้โทรติดตามเป็นรายบุคคล บันทึกวันสัญญาและข้อตกลงใหม่ลงระบบ ส่วนเกิน 30 วันให้ขึ้นสถานะพิเศษ เช่น ระงับการขายเครดิตชั่วคราวจนกว่าจะชำระหรือตกลงกันเป็นลายลักษณ์อักษร

จัดลำดับตามอายุลูกหนี้ ไม่ใช่ตามความสนใจ

รายงานอายุลูกหนี้ (aging) คือเครื่องมือที่บอกว่าควรคุยกับใครก่อน หลักง่าย ๆ คือหนี้ยิ่งแก่ โอกาสเก็บคืนยิ่งต่ำ หนี้ที่ค้างเกิน 90 วันมีโอกาสเก็บได้ครบเพียงราวหนึ่งในสี่ของยอด ดังนั้นเวลาของทีมงานควรลงที่ช่วง 31-60 วันก่อนที่หนี้จะแก่เกินไป ไม่ใช่ไล่จับเฉพาะเคสเก่าที่ยากที่สุด ตารางด้านล่างคือแนวปฏิบัติที่ใช้ได้กับปั๊มส่วนใหญ่

สคริปต์ทักที่ใช้ได้จริง ทั้งทางโทรและ LINE

ข้อความทวงถามที่ได้ผลคือข้อความที่ระบุตัวเลขชัด มีขั้นตอนต่อไปให้ทำ และไม่ขู่ตั้งแต่ประโยคแรก เพราะเป้าหมายคือได้เงินและได้วันชัดเจน ไม่ใช่ชนะการเถียง ลองปรับสองแบบนี้ใช้กับลูกหนี้ของปั๊มได้ทันที

ขายเกินวงเงิน ให้ระบบล็อกหัวจ่ายเอง

มาตรการที่ได้ผลที่สุดไม่ใช่คำพูด แต่คือกฎที่บังคับเอง ตั้งวงเงินเครดิตให้ลูกหนี้ทุกราย เช่น รถบรรทุกรายใหญ่ 150,000 บาท ร้านค้ารอบปั๊ม 20,000 บาท เมื่อยอดค้างถึงเพดาน ระบบขายเครดิตใน โปรแกรมปั๊มน้ำมัน จะล็อกการขายเครดิตที่หัวจ่ายโดยอัตโนมัติ พนักงานหน้างานไม่ต้องจำยอด ไม่ต้องเดาว่ารายนี้ค้างเท่าไร และเจ้าของไม่ต้องเป็นคนบอกให้ปั๊มหยุดขายให้รายนั้น ซึ่งเป็นบทสนทนาที่ไม่มีใครอยากทำเองสักเท่าไร

รายงานอายุลูกหนี้รายสัปดาห์ ส่งถึงเจ้าของทุกเช้าวันจันทร์

ระบบจะดีแค่ไหนก็ไร้ค่าถ้าเจ้าของไม่ได้ดู กำหนดเวลาเดียวกันทุกสัปดาห์ เช่น วันจันทร์ 9 โมง ให้ระบบส่งรายงานอายุลูกหนี้เข้ามือถืออัตโนมัติ ประกอบด้วยยอดค้างรวมเทียบสัปดาห์ก่อน รายชื่อที่ยอดโตขึ้น และรายชื่อที่ใกล้ครบกำหนดในสัปดาห์นี้ แค่ใช้เวลาดู 15 นาทีก็พอตัดสินใจได้ว่าใครควรโทร ใครควรตัดวงเงิน โครงสร้างรายงานและแดชบอร์ดที่ควรมี อ่านต่อได้ใน ระบบรายงานและ BI สำหรับปั๊มน้ำมัน

เริ่มวางระบบแจ้งเตือนอย่างไรตั้งแต่พรุ่งนี้

เริ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว ส่งออกรายการบิลค้างชำระของเดือนนี้ แยกตามอายุตามตารางด้านบน กำหนดผู้ติดตามและวันติดตามตามกฎ 3 ระลอก จากนั้นค่อยอัปเกรดเป็นระบบที่แจ้งเตือนอัตโนมัติ ส่งข้อความ และล็อกหัวจ่ายเมื่อเกินวงเงิน หัวใจคือทำให้การติดตามเกิดขึ้นตามตาราง ไม่ใช่ตามเหตุการณ์ เมื่อแจ้งเตือนและการวางบิลทำงานเป็นชุดเดียวกัน เงินจะเข้ารอบสม่ำเสมอขึ้น ลำดับถัดไปคือการวางบิลให้ถูกวิธี อ่านต่อได้ใน วางบิลลูกหนี้ปั๊มน้ำมัน ทำสตรีทเทียมให้เก็บเงินทันกำหนด

หนี้เสียเกือบทุกเคสมีจุดเริ่มต้นเหมือนกัน คือยอดค้างที่ไม่มีใครเอะใจจนกว่าจะสายไป ระบบแจ้งเตือนที่ทำงานทุกสัปดาห์โดยไม่ต้องรอใครจำ คือประกันราคาถูกที่สุดของกระแสเงินสดปั๊ม ถ้าอยากให้ช่วยดูโครงสร้างวงเงินและรอบเก็บเงินของลูกหนี้ปั๊มคุณ สอบถามเข้ามาได้เลย ฟรี ไม่มีข้อผูกพัน