ဆီဆိုင် ငွေတိုး/ငွေလျှော့ဘောက်ချာ — ဘယ်အချိန်သုံးမလဲ

ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးပြီးနောက် ပမာဏ မကိုက်ညီခြင်း၊ ငွေကို နောက်မှ တိုးချဲ့ရန် သို့မဟုတ် လျှော့ချရန် လိုအပ်ခြင်းသည် အကြွေးရောင်းသော ဆီဆိုင်များတွင် ပုံမှန်ဖြစ်သည် — အထူးသဖြင့် ဆီကုမ္ပဏီ၏ ကြေညာချက်အရ ဆီဈေးနှုန်းကို နောက်ပြန် ချိန်ညှိသည့်အခါ ဖြစ်သည်။ ဆီဆိုင်များစွာသည် ဘောက်ချာ အသစ်ကို မူရင်းအပေါ်တွင် ရိုက်နှင့်ခြင်း သို့မဟုတ် Excel ထဲမှ ဂဏန်းများကို ပြင်ဆင်ခြင်းကဲ့သို့ အန္တရာယ်ရှိသော နည်းလမ်းများဖြင့် ပြင်ဆင်ကြသည် — ဤသို့ ပြုလုပ်ခြင်းသည် အခွန်နှင့် စစ်ဆေးရေး နှစ်ခုလုံးကို သက်ရောက်မှု ရှိသည်။ ဤဆောင်းပါးသည် ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note)၊ ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) နှင့် ဘောက်ချာ ထပ်မံထုတ်ပေးခြင်းကို မည်သည့်အခါ အသုံးပြုရမည်၊ မည်သို့ မှန်ကန်စွာ လုပ်ဆောင်ရမည်ကို အကျဉ်းချုပ် ဖော်ပြပေးမည်။

မှတ်သားရမည့် မူ တစ်ခုတည်း ရှိသည် — ထုတ်ပေးပြီးသော စာရွက်စာတမ်းသည် မူလအတိုင်း သိမ်းဆည်းရမည့် မှတ်တမ်း ဖြစ်သည်။ ပမာဏ တိုးချဲ့ခြင်း သို့မဟုတ် လျှော့ချခြင်း တိုင်းကို မူရင်း စာရွက်စာတမ်းကို ကိုးကားသည့် ခွဲခြားထားသော စာရွက်စာတမ်းအဖြစ် ပြုလုပ်ပါ — အစားထိုးခြင်း၊ ဖျက်သိမ်းခြင်း၊ ပြုတ်ပစ်ခြင်း မပြုလုပ်ပါနှင့်။ ဤမူကို တည်ငြိမ်စွာ ဆောင်ရွက်နိုင်ပါက အောက်ဖော်ပြပါ ကိစ္စအားလုံးကို အလွယ်တကူ စီစဉ်နိုင်ပြီး စာရင်းအဖွဲ့သည် ခုနှစ်ကုန်တွင် ပျောက်ဆုံးနေသော စာရွက်စာတမ်းများကို လိုက်လံရှာဖွေ၍ အချိန် မဖြုန်းရတော့ပါ။

ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) — မည်သည့်အခါ အသုံးပြုမည်နည်း

ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) ကို မူရင်း အခွန်ဘောက်ချာမှ ပမာဏ တိုးချဲ့ရန် လိုအပ်သည့်အခါ အသုံးပြုသည်။ ဆီဆိုင်များ မကြာခဏ ကြုံတွေ့ရသော ကိစ္စများမှာ ထိုအချိန်က ကြေညာထားသော ဈေးနှုန်းထက် ဈေးနှုန်းကို နိမ့်စွာ ရိုက်ထည့်ခြင်း၊ ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးပြီးနောက် ဝန်ဆောင်မှု ကုန်ကျစရိတ် ထပ်မံ ကောက်ခံရန် လိုအပ်ခြင်း — ဥပမာ ပို့ဆောင် ကုန်ကျစရိတ် သို့မဟုတ် အထူး ဝန်ဆောင်မှု ကုန်ကျစရိတ် — သို့မဟုတ် လက်တွေ့ ပေးပို့ထားသော ပမာဏထက် နည်းသော ပမာဏဖြင့် ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးခြင်း တို့ ဖြစ်သည်။ ငွေတိုးဘောက်ချာသည် မူရင်း အခွန်ဘောက်ချာ နံပါတ်ကို ကိုးကားသော ခွဲခြားထားသည့် စာရွက်စာတမ်း ဖြစ်ပြီး တိုးချဲ့ထားသော ငွေပမာဏနှင့် ရှင်းလင်းသော အကြောင်းပြချက်ကို ဖော်ပြသည်။ စာရင်းကိစ္စ၏ ရလဒ်မှာ ထုတ်ပေးသည့် ကာလ၏ ရောင်းအားနှင့် ထပ်ဆောင်းတန်ဖိုးအခွန် (VAT) သည် လက်တွေ့ အတိုင်း တိုးချဲ့လာမည် ဖြစ်ပြီး ဆီဆိုင်များ သတိမထားမိဘဲ ရောင်းချ၍ ငွေဆုံးရှုံးမှုကို ကာကွယ်ပေးသည်။

ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) — မည်သည့်အခါ အသုံးပြုမည်နည်း

ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) ကို ပမာဏ လျှော့ကျရန် လိုအပ်သည့်အခါ အသုံးပြုသည် — ဥပမာ သဘောတူညီထားသော ဈေးနှုန်းထက် ပိုမို တန်ဖိုးကြီးစွာ ရောင်းချခြင်း၊ ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးပြီးနောက် ဆွဲငြိမ်းခွင့် ရှိခြင်း၊ ဖောက်သည်များ ကုန်ပစ္စည်း ပြန်လည်ပေးအပ်ခြင်း၊ သို့မဟုတ် လက်တွေ့ထက် ပိုများသော ပမာဏကို တွက်ချက်မိခြင်း။ စာရင်းကိစ္စ၏ ရလဒ်မှာ ငွေလျှော့ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးသည့် ကာလ၏ ရောင်းအားနှင့် ထပ်ဆောင်းတန်ဖိုးအခွန် (VAT) သည် လက်တွေ့ အတိုင်း လျှော့ကျမည် ဖြစ်သည်။ ဆီဈေးနှုန်း လျှော့ကျသည့် ကာလတွင် ဆီဆိုင်များသည် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ ကို ပိုမို မကြာခဏ အသုံးပြုလေ့ရှိသည် — သို့သော် အခြားဘက်ကို လျစ်လျူရှုမထားပါနှင့်၊ ငွေတိုးဘောက်ချာဖြင့် ပမာဏကို မှန်ကန်စွာ တိုးချဲ့ခြင်းသည်လည်း ထိုမျှလောက်ပင် အရေးကြီးသည်။ စာရွက်စာတမ်း နှစ်စောင်လုံးသည် တစ်နှစ်လုံး စပ်တူ အသုံးပြုရမည့် ဆန့်ကျင်ဘက် စုံတွဲ ဖြစ်သည်။

ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) နှင့် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) နှစ်မျိုးလုံး လိုက်နာရမည့် စည်းမျဉ်း 3 ချက်

1. မူရင်း အခွန်ဘောက်ချာကို တစ်ကြိမ်တည်း ကိုးကားပါ — မူရင်း အခွန်ဘောက်ချာ၏ နံပါတ်နှင့် ရက်စွဲကို ဖော်ပြ၍ ပမာဏကို စာရွက်စာတမ်း မည်သည့်အရာမှ ချိန်ညှိခြင်း ဖြစ်ကြောင်း ပြသပါ
2. ပမာဏ တိုးချဲ့ခြင်း သို့မဟုတ် လျှော့ချခြင်း၏ အကြောင်းပြချက်ကို ရှင်းလင်းစွာ ဖော်ပြပါ — ဥပမာ 15 ရက်နေ့ စက်ဝိုင်းအတွက် ဒီဇယ် B7 ဈေးနှုန်း ကြေညာချက်အရ ဈေးနှုန်းကို နောက်ပြန် ချိန်ညှိခြင်း
3. စာရင်းကို မှတ်တမ်းတင်ပြီး စာရွက်စာတမ်း ထုတ်ပေးသည့် ကာလအတွင်း အခွန်ကို တင်သွင်းပါ — မူရင်း လုပ်ငန်းစဉ် ဖြစ်ပေါ်ခဲ့သည့် ကာလတွင် မဟုတ်ပါ။ ရောင်းချမှု အခွန်တင်သွင်းခြင်းသည် ကာလတစ်ခုစီတွင် လက်တွေ့ ထုတ်ပေးခဲ့သော စာရွက်စာတမ်းများနှင့် ကိုက်ညီရမည် ဖြစ်သောကြောင့် ဖြစ်သည်

ဤစည်းမျဉ်း သုံးချက်ကို စာရွက်စာတမ်း နံပါတ်နှင့် အခွန်ကာလမှ အမြဲ စစ်ဆေးနိုင်သဖြင့် စစ်ဆေးသူ တာဝန်ထမ်းဆောင်သူများ ပထမဆုံး မြင်ရမည့် အချက် ဖြစ်သည်။ အခွန်ဘောက်ချာ ကို အစမှပင် မှန်ကန်သော ပုံစံဖြင့် ထုတ်ပေးခြင်း၏ အခြေခံကို ဆီဆိုင် ၏ ငွေရယူပြေစာနှင့် အခွန်ဘောက်ချာ တွင် ဖတ်ရှုနိုင်သည်

ကြွေးကျန်ငွေ ဖောက်သည်များ စာရွက်စာတမ်း မိတ္တူ တောင်းခံလာခြင်း — မည်သို့ မှန်ကန်စွာ လုပ်ဆောင်မည်နည်း

အဖွဲ့အစည်းပိုင် ဖောက်သည်များ တစ်နှစ်လျှင် စာရွက်စာတမ်းများစွာ ပျောက်ဆုံးတတ်သည်မှာ ပုံမှန် ဖြစ်သည်။ တားမြစ်ထားသည်မှာ ဘောက်ချာကို မူရင်းအဖြစ် ပွားရိုက်ခြင်း ဖြစ်သည် — တူညီသော အခွန်စာရွက်စာတမ်း နှစ်ရာ ဖြစ်သွားမည် ဖြစ်ပြီး စာရင်းနှင့် ဥပဒေ နှစ်ဘက်စလုံးတွင် မဖြစ်သင့်ပါ။ မှန်ကန်သော နည်းမှာ စနစ်မှ မိတ္တူအမှန် ကို ရိုက်နှင့်ခြင်း ဖြစ်ပြီး မိတ္တူ ဖြစ်ကြောင်း ရှင်းလင်းစွာ ဖော်ပြ၍ မူရင်း ထုတ်ပေးခဲ့သည့် နံပါတ်နှင့် ရက်စွဲကို ဆက်လက် ထားရှိပါ — မူရင်းသည် သိမ်းဆည်းထားခဲ့သော စာရွက် မူလ ဖြစ်နေဆဲ ဖြစ်သည်။ ကောင်းမွန်သော စနစ်တွင် မိတ္တူ ဖြစ်ကြောင်း စကားလုံးကို ကိုယ်တိုင် ထည့်သွင်းပေးသည့် ပွားရိုက်ခလုတ် ရှိပြီး မည်သူ မည်သည့်အခါ ရိုက်နှင့်ခဲ့သည်ကို မှတ်တမ်းတင်သဖြင့် စာရွက်စာတမ်းသည် မည်သည့်နေရာသို့ ရောက်ရှိခဲ့သည်ကို နောက်ပြန် စစ်ဆေးနိုင်သည်။

ဆီဆိုင်များ မကြာခဏ ကြုံတွေ့ရသည် — ဆီကုမ္ပဏီအရ ဆီဈေးနှုန်း နောက်ပြန် ချိန်ညှိခြင်း

ဆီကုမ္ပဏီမှ ဈေးနှုန်းကို နောက်ပြန် ချိန်ညှိကြောင်း ကြေညာသည့်အခါ — ဥပမာ ဒီဇယ် B7 ကို လီတာလျှင် 0.40 ဘတ် လျှော့ကျ၍ ယခင်လ၏ 15 ရက်နေ့မှ စတင် ပြန်လည်အသုံးပြုခြင်း — ကြွေးကျန်ငွေ ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးပြီးပြီ ဖြစ်သော ဆီဆိုင်များသည် စက်ဝိုင်းတစ်ခုလုံး၏ ပမာဏကို ချိန်ညှိရမည်။ မှန်ကန်သော နည်းမှာ ဈေးနှုန်း ချိန်ညှိသည့် စက်ဝိုင်းအလိုက် ကြွေးကျန်ငွေ ဖောက်သည် တစ်ဦးချင်းစီအတွက် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) သို့မဟုတ် ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) ထုတ်ပေးခြင်း ဖြစ်ပြီး စာရွက်စာတမ်းအတွင်း ဈေးနှုန်း ကြေညာချက်ကို အကြောင်းပြချက်အဖြစ် ကိုးကားပါ။ စနစ်မှတဆင့် ဘောက်ချာ ထုတ်ပေးသော ဆီဆိုင်များသည် ဤစာရွက်စာတမ်း အုပ်စုကို နှိပ်ချက် အနည်းငယ်ဖြင့် ဖန်တီးနိုင်သည် — စနစ်သည် ဘောက်ချာ မည်သည့်အရာက မည်သည့်ကာလ၏ ဈေးနှုန်းကို အသုံးပြုခဲ့သည်ကို သိသောကြောင့် ဖြစ်သည်။ လက်ဖြင့် လုပ်ဆောင်သော ဆီဆိုင်များမှာမူ ရက်များစွာ အချိန်ယူမည် ဖြစ်ပြီး စက်ဝိုင်းတိုင်းတွင် လွယ်ကူစွာ မှားနိုင်သည်။

စာရွက်စာတမ်း နံပါတ် စည်းမျဉ်း — ဆက်တိုက် စီစဉ်ပါ၊ ခုန်ကျော်မနေပါနှင့်

အခွန်စာရွက်စာတမ်း အမျိုးအစားတိုင်းသည် တစ်နှစ်အတွင်း နံပါတ်များကို ဆက်တိုက် စီစဉ်ရမည် — ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) နှင့် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) တွင်လည်း ပုံမှန် အခွန်ဘောက်ချာမှ ခွဲခြားထားသော ကိုယ်ပိုင် အစဉ်လိုက် ရှိသည်။ နံပါတ် ခုန်ကျော်ခြင်း သို့မဟုတ် နံပါတ် ထပ်နေခြင်း ရှိပါက ဂဏန်းတိုင်းအတွက် ရှင်းလင်းသော စာရွက်စာတမ်း ရှိရမည်။ အလုံအလောက်ဆုံး နည်းလမ်းမှာ ပရိုဂရမ်မှ နံပါတ်ကို ကိုယ်တိုင် ထုတ်ပေးစေခြင်း ဖြစ်သည် — စာရွက်စာတမ်း ရိုက်နှင့် ပျက်ဆီးသွားပါက နံပါတ်သည်လည်း အစဉ်လိုက်အတွင်း ဆက်လက် တည်ရှိမည်၊ ပယ်ဖျက်ထားသော ဘောက်ချာများကိုလည်း အုပ်တွင် သိမ်းဆည်းထားမည်၊ ဂဏန်းတိုင်းကို နောက်ပြန် စစ်ဆေးနိုင်မည်။ ဤနေရာသည် ဆီဆိုင် POS စနစ် မှ လက်ဖြင့် နံပါတ် ပေးအပ်ခြင်းဖြင့် ဘယ်တော့မှ မလုပ်ဆောင်နိုင်သော ပြဿနာကို ဖြေရှင်းပေးသည့် နေရာ ဖြစ်သည် — အသေးစား ချို့ယွင်းချက်များ တစ်နှစ်လုံး စုပုံလာပါက ခိုင်လုံမှုမရှိသော စာရွက်စာတမ်း ဖိုင်များ ဖြစ်လာမည်။

ကြွေးကျန်ငွေ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်းနှင့် မည်သို့ ချိတ်ဆက်မည်နည်း

ငွေတိုးဘောက်ချာ (Debit Note) နှင့် ငွေလျှော့ဘောက်ချာ (Credit Note) သည် ကြွေးကျန်ငွေ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း လုပ်ငန်းစဉ်၏ တစ်စိတ်တစ်ပိုင်း ဖြစ်သည်။ ပမာဏကို မှန်ကန်သော စာရွက်စာတမ်းဖြင့် ချိန်ညှိပြီးပါက နောက်တစ် စက်ဝိုင်း၏ တိုက်စစ် ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းသည် ပမာဏ အသစ်ကို ချက်ချင်း ပေါင်းစည်းနိုင်မည် — ရှင်းလင်းရန် လိုအပ်သော မသေချာသည့် ကျန်ရှိပမာဏ မရှိတော့ပါ၊ ဖောက်သည်များလည်း ပမာဏ မကိုက်ညီသည်ကို ဖုန်းဆက်၍ မေးစရာ မလိုတော့ပါ။ စနစ်တစ်ခုလုံးသည် လိုင်းတစ်ခုလုံးတွင် ပိုမို ချောမွေ့စွာ လည်ပတ်နိုင်သည်။ စက်ဝိုင်းတစ်ခုလုံး၏ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း အဆင့်များကို ဆီဆိုင် ကြွေးကျန်ငွေ ဘောက်ချာပေးပို့ခြင်း — ငွေစာရင်းရှင်းတမ်းဖြင့် သတ်မှတ်ရက်အတွင်း ငွေကောက်ခံခြင်း တွင် တွေ့ရှိနိုင်သည်

ငွေတိုးခြင်း သို့မဟုတ် ငွေလျှော့ခြင်း စာရွက်စာတမ်းသည် ခက်ခဲခြင်း မဟုတ်ပါ — သို့သော် တစ်ကြိမ်တည်း တူညီသော စည်းကမ်းဖြင့် လုပ်ဆောင်ရမည်။ မူရင်း စာရွက်စာတမ်းကို ကိုးကားပါ၊ အကြောင်းပြချက်ကို ဖော်ပြပါ၊ နံပါတ်ကို ဆက်တိုက် ထုတ်ပေးပါ၊ နှင့် စာရွက်စာတမ်း ထုတ်ပေးသည့် ကာလအတွင်း အခွန်ကို တင်သွင်းပါ။ စနစ်တကျ လုပ်ဆောင်သော ဆီဆိုင်များသည် စာရွက်စာတမ်းများကို ထိုင်၍ ပြင်ဆင်နေရသည့် အချိန်ထက် ကုန်ပစ္စည်း ရောင်းရန် အချိန် များစွာ ပို၍ ရှိလာမည်။ စနစ်သည် စာရွက်စာတမ်း အစုအဝေး တစ်ခုလုံးကို မည်သို့ စီမံခန့်ခွဲပေးသည်ကို ကြည့်လိုပါက နေ့တိုင်း အကြံဉာဏ် တောင်းခံနိုင်သည် — အခမဲ့၊ မည်သည့်တာဝန်ခံညွှန်ကြားချက်မှ မရှိပါ