加油站的更正发票 — 何时该开借项/贷项通知单

账单开出后金额对不上、事后需要加钱或减钱，对赊账销售的加油站来说是常事——尤其是油价按供油母公司的公告追溯调整的时候。不少站用有风险的方式处理：重新打印一张账单盖掉原来的，或直接在 Excel 里改数字——这些做法既影响税务也影响审计。本文把借项通知单（Debit Note）、贷项通知单（Credit Note）和重复开票各自该在什么时候用、怎么用才正确，一次讲清。

只需记住一条原则：单据一旦开出，就是必须原样保存的历史记录。每一笔加钱或减钱，都要做成单独的单据并引用原单——不覆盖、不删除、不撕毁。守住这条原则，下面的所有情形都能轻松理顺，会计团队年底也不必再花时间追着找回丢失的单据。

借项通知单什么时候用

借项通知单（Debit Note）用于在原税务发票的基础上增加金额。加油站常见的情形有：录入的价格低于当时的公告价、开票之后还要加收服务费（如配送费或特殊服务费），或开票数量少于实际配送量。借项通知单是引用原税务发票编号的单独单据，写明增加的金额和清晰的原因。会计上的结果是开票当期的销售额和 VAT 相应增加——这能防止加油站不知不觉亏着钱卖油。

贷项通知单什么时候用

贷项通知单（Credit Note）用于金额需要减少的情形：卖价比谈好的价格高了、开票后给了折扣、客户退货，或者多算了金额。会计上的结果是开出贷项通知单当期的销售额和 VAT 相应减少。油价下调期间，加油站开贷项通知单的频率会明显上升，但也别忽略另一头——用借项通知单正确地增加金额同样重要。这两类单据互为反面，一整年都要成对使用。

借项通知单与贷项通知单都必须遵守的 3 条规则

1. 每次都要引用原税务发票，写明原发票的编号和日期，让人看得清是对哪张单据做的金额调整。
2. 写清增减金额的原因，例如按 B7 柴油 15 日当期价格公告追溯调价。
3. 在开单当期记账和报税，而不是原交易发生的期间，因为销项税申报必须与每期实际开出的单据一致。

这三条规则总是能从单据编号和税期上查证，因此也是审计人员最先看的东西。从源头就按正确格式开具税务发票的基础知识，延伸阅读 加油站的收据与税务发票

赊账客户索取单据副本，怎么做才对

企业客户一年丢几次单据很正常。绝对不能做的是把账单再打印一张当正本用——那样同一张税务单据就有了两份正本，这在会计和法律上都不应该出现。正确的做法是从系统打印副本，明确标注“副本”字样，保留原编号和原开票日期，正本仍是原来保存的那一张。好的系统会自带打印副本按钮，自动加上“副本”字样，并记录谁在什么时间打印，以便日后追溯单据流向。

加油站常见：油价按供油母公司公告追溯调整

当供油母公司公告追溯调价——例如 B7 柴油每升下调 0.40 泰铢、追溯到上个月 15 日——已经给赊账客户开出账单的加油站必须调整整个周期的金额。正确做法是按调价周期逐个客户开出贷项通知单或借项通知单，并在单据上引用价格公告作为原因。通过系统开票的加油站，点几下就能生成这一批单据，因为系统知道每张账单用的是哪个时段的价格；手工处理的站则要花好几天，而且每一轮都容易出错。

单据编号纪律：连续排列，不要跳号

所有税务单据在一年内都必须连续编号，借项通知单和贷项通知单也有自己独立于普通发票的编号序列。一旦出现跳号或重号，每一个号都必须有单据说明。最安全的做法是让程序自动编号：打印坏了的单据，其编号仍然保留在序列里；作废的账单也留在册子里，每个号都能追溯。这正是 加油站 POS 系统 解决的问题——手工编号永远做不到，因为一年积累下来的小差错，会让整本单据档案悬而未决。

如何与赊账客户的对账开票衔接

借项通知单和贷项通知单是赊账客户对账开票流程中的一环。金额用正确的单据调整清楚之后，下一个周期的对账单就能立刻纳入新金额，不再有悬而未决、需要双方扯皮的数字，客户也不必再打电话问为什么金额对不上，整条流程都顺畅起来。完整的对账开票步骤，见 加油站赊账客户对账单——汇总与核对流程

加钱或减钱的单据并不难，难的是每次都用同一套纪律：引用原单据、写明原因、编号连续、在开单当期报税。把这件事做成系统的加油站，省下来改单据的时间能多出好几倍去卖油。想了解系统如何管好这一整套单据，欢迎随时联系我们咨询——免费，没有任何绑定。