โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมัน QR Code คำนวณกำไรขาดทุน จุดคุ้มทุน

ธุรกิจขนส่งแพ้หรือชนะที่ต้นทุนน้ำมัน เพราะน้ำมันคือค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่สุดของรถทุกคัน แต่หลายบริษัทกลับไม่รู้จริงว่าแต่ละคันสิ้นเปลืองเท่าไร เติมที่ไหน เติมใคร และเรทที่เก็บลูกค้ายังกินกำไรอยู่หรือเปล่า บทความนี้รวมหลักคำนวณน้ำมันแบบใช้ได้จริง ตั้งแต่อัตราสิ้นเปลืองต่อกิโลเมตร งบกำไร-ขาดทุนรายคัน วิธีตั้งเรทค่าขนส่งต่อน้ำมัน จนถึงจุดคุ้มทุนของการใช้โปรแกรม พร้อมแนะนำสินค้าใหม่ โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมันด้วย QR Code ที่เชื่อมแอปมือถือและ LINE OA ให้ทุกเที่ยวเติมตรวจสอบได้ทันที

ในงบของบริษัทขนส่งทั่วไป ต้นทุนน้ำมันมักคิดเป็น 30-40% ของต้นทุนดำเนินงานทั้งหมด มากกว่าเงินเดือนคนขับและค่าซ่อมบำรุงรวมกันในหลายกรณี ตัวเลขก้อนใหญ่แบบนี้ถ้าบริหารด้วยความรู้สึก แค่รั่วไหลร้อยละเดียวก็เท่ากับเงินเดือนพนักงานหนึ่งคนที่หายไปทุกเดือน ปัญหาคือข้อมูลการเติมน้ำมันของบริษัทขนส่งส่วนใหญ่ยังกระจัดกระจายอยู่ในใบเสร็จ สมุดจดของคนขับ และไฟล์ Excel ที่รวมช้า ทำให้ตั้งเรทผิด ตรวจรถผิดปกติไม่ทัน และป้องกันการสูญเสียไม่ได้เลย

ทำไมธุรกิจขนส่งต้องใช้โปรแกรมน้ำมัน

ธุรกิจปั๊มน้ำมันใช้ระบบควบคุมหัวจ่ายเพราะยอดต้องแม่นต่อลิตร ส่วนธุรกิจขนส่งเจอปัญหากลับด้าน คือยอดเติมเกิดขึ้นหลายปั๊ม หลายคนขับ หลายเส้นทาง ในวันเดียวกัน ยิ่งฟลีตใหญ่ยิ่งควบคุมด้วยมือไม่ไหว เหตุผลที่บริษัทขนส่งจึงต้องมีโปรแกรมน้ำมันของตัวเองมีหลัก ๆ ดังนี้

• ไม่รู้ต้นทุนจริงรายคัน — ถ้ายอดเติมของแต่ละคันรวมช้าเป็นเดือน จะไม่มีทางรู้ว่ารถคันไหนกินน้ำมันผิดปกติ วิ่งเส้นทางไหนขาดทุน หรือเรทรายโครงการตัวไหนบางเกินไป
• น้ำมันหายทั้งก้อนจากการโกง — การเทน้ำมันขายต่อ ยื่นใบเสร็จปลอม หรือเติมแทนรถอื่น เกิดได้ทุกวันเมื่อใช้ระบบความไว้วางใจ ปั๊มที่รับเติมราคากลุ่มก็ตรวจสอบยากถ้าไม่มีร่องรอยผูกคนขับกับทะเบียนรถ
• ตั้งเรทค่าขนส่งด้วยการเดา — เรทที่ต่อรองจากคู่แข่งลบหนึ่งสองบาทโดยไม่รู้ต้นทุนต่อกม.ของตัวเอง คือสาเหตุอันดับหนึ่งของการรับงานเยอะแต่เงินสดไม่โต
• ราคาดีเซลขึ้นลงไม่หยุด — โมเดลเรทรวมน้ำมันโดยไม่มีข้อมูลสิ้นเปลืองจริง ทำให้รับความเสี่ยงราคาเข้าบริษัทเต็ม ๆ โดยไม่รู้ว่าควรกันเผื่อเท่าไร
• งบประมาณและโควตาคุมไม่ได้ — คนขับเติมเท่าไรก็ได้ตามที่ปั๊มอนุญาต ไม่มีโควตารายคัน ไม่มีขั้นตอนอนุมัติเมื่อเติมเกินปกติ ช่องโหว่นี้เปิดให้เงินรั่วทั้งที่ยอดขายดี

ทั้งหมดนี้ไม่ใช่ปัญหาคน แต่เป็นปัญหาระบบ บริษัทขนส่งที่จับข้อมูลการเติมได้แบบเรียลไทม์จะยกระดับการบริหารไปเลยสองขั้น จากการเดาเป็นการวัด และจากการวัดเป็นการควบคุม เครื่องมือที่ใช้คือโปรแกรมน้ำมันที่ออกแบบมาสำหรับฟลีตโดยเฉพาะ ซึ่งจะพาไปดูตัวจริงในช่วงท้ายบทความ ก่อนอื่นมาจัดการกับตัวเลขกันก่อน

หลักคำนวณน้ำมัน 3 ตัวที่บริษัทขนส่งต้องรู้ให้แม่น

การคำนวณน้ำมันของรถขนส่งมีตัวเลขหลักอยู่ 3 ตัวที่พันกันเป็นสายโซ่เดียว ถ้าตัวใดผิด ทั้งงบกำไรและเรทที่ตั้งก็ผิดตามทั้งสาย ให้ทำความเข้าใจทีละตัว พร้อมสูตรที่คัดลอกไปใช้ได้ทันที

1. อัตราสิ้นเปลือง (กม./ลิตร) — ตัวเลขพื้นฐานที่ต้องแม่นก่อนใคร

อัตราสิ้นเปลืองเท่ากับระยะทางที่วิ่งจริงหารด้วยลิตรที่เติมจริงในช่วงเวลาเดียวกัน สูตรง่ายแต่คนใช้ผิดเยอะ เพราะวิธีที่แม่นยำคือเติมเต็มถังถึงถัง (full-to-full) เท่านั้น จดเลขไมล์ตอนเติมเต็มครั้งก่อน วิ่งจนใกล้หมด แล้วกลับมาเติมเต็มอีกครั้งที่ปั๊มเดิมถ้าทำได้ ลิตรที่จ่ายรอบนี้คือลิตรที่รถกินจริงตลอดช่วงนั้น ถ้าเติมไม่เต็มถังหรือเติมลอย ๆ ตามใบเสร็จ ตัวเลขจะเหลื่อมไปเรื่อย ๆ จนวิเคราะห์อะไรไม่ได้เลย

ตัวเลขในตารางเป็นค่ากลางไว้ใช้เทียบตัวเองกับตัวเอง ไม่ใช่ไปเทียบกับรถคนอื่น เพราะสิ้นเปลืองขึ้นกับน้ำหนักบรรทุก ถนน อากาศ และสไตล์การขับ เป้าหมายจริงคือทำให้ข้อมูลของฟลีตเราแม่นแล้วเฝ้าดูเทียบรายสัปดาห์ รถที่หลุดจากช่วงปกติของตัวเอง 1-2 กม./ลิตร โดยไม่มีเหตุผลจากเส้นทาง คือสัญญาณแรกของการสูญเสียเสมอ

2. ต้นทุนน้ำมันต่อกิโลเมตร — ตัวต่อจากอัตราสิ้นเปลือง

เมื่อมีอัตราสิ้นเปลืองและราคาต่อลิตร ต้นทุนน้ำมันต่อกม. เท่ากับราคาต่อลิตรหารด้วยกม.ต่อลิตร ยกตัวอย่างรถ 10 ล้อที่สิ้นเปลือง 4 กม./ลิตร กับดีเซล 32 บาท/ลิตร จะได้ต้นทุนน้ำมัน 8 บาทต่อกม. รถคันนี้วิ่ง 250 กม. ต่อวัน เท่ากับน้ำมันหมดไป 2,000 บาทต่อวัน หรือ 52,000 บาทต่อเดือนเมื่อวิ่ง 26 วัน ตัวเลขนี้คือฐานของทุกการคำนวณต่อไป ทั้งงบกำไรรายคันและเรทค่าขนส่ง

3. ต้นทุนน้ำมันต่อเที่ยวและต่อตัน-กิโลเมตร — ตัวเลขที่ใช้ตั้งราคาจริง

ต้นทุนน้ำมันต่อเที่ยวเท่ากับต้นทุนต่อกม. คูณระยะทางเที่ยวนั้น (รวมขากลับเปล่าถ้ามี) ส่วนบริษัทที่ขนส่งหลายลูกค้าน้ำหนักไม่เท่ากัน ควรไปต่อถึงต้นทุนต่อตัน-กิโลเมตร คือต้นทุนน้ำมันต่อกม. หารด้วยน้ำหนักบรรทุก (ตัน) เพื่อให้ตั้งราคาตามน้ำหนักได้ยุติธรรมและแม่นขึ้น ลูกค้าที่บรรทุกเต็มคันทุกเที่ยวจะแบกราคาต่อกม.ได้ถูกกว่าลูกค้าที่บรรทุกครึ่งคัน เพราะต้นทุนน้ำมันหารต่อหน่วยสินค้าได้มากกว่า นี่คือหลักที่ทำให้เรทของเราแข่งได้โดยไม่ขาดทุนแอบแฝง

คำนวณกำไร-ขาดทุนงานขนส่ง ทำได้จริงในระดับรายคัน

กำไร-ขาดทุนของงานขนส่งคำนวณได้ตรงไปตรงมา คือรายได้จากเรทลบด้วยต้นทุนรวมต่อเที่ยวหรือต่อเดือน แต่ความยากอยู่ที่ต้นทุนแต่ละหมวดต้องมาจากข้อมูลจริง โดยเฉพาะน้ำมันที่ต้องมาจากยอดเติมรายคัน ไม่ใช่การเอาใบเสร็จมารวมท้ายเดือน ตารางต่อไปนี้คืองบตัวอย่างของรถ 10 ล้อหนึ่งคัน วิ่ง 6,500 กม.ต่อเดือน ใช้ต้นทุนต่อกม.แต่ละหมวดคูณเข้าไป

จากงบเดียวกันนี้จะเห็นพลังของข้อมูลน้ำมันที่แม่นทันที ถ้าน้ำมันรั่วไหลหรือสิ้นเปลืองเกินขึ้น 5% ต้นทุนน้ำมันโตเป็น 54,600 บาทต่อเดือน กำไรรายคันจะเหลือ 23,400 บาท ลดลง 2,600 บาท หรือ 10% ของกำไรเดิมทั้งที่น้ำมันรั่วแค่ 5% ประโยคเดียวสรุปได้ว่า น้ำมันรั่วหนึ่งส่วน กำไรหายสองเท่าตัว เพราะกำไรของงานขนส่งบางลงจากตัวเลขฐานที่บางอยู่แล้ว นี่คือเหตุผลที่บริษัทขนส่งต้องมีตัวเลขน้ำมันรายคันที่เชื่อถือได้ทุกวัน ไม่ใช่ปลายเดือน

แนวทางอ่านงบแบบเดียวกันนี้ใช้กับปั๊มน้ำมันด้วย ใครดูแลทั้งปั๊มและฟลีตของตัวเอง อ่านต่อในบทความ อ่านงบกำไรขาดทุนปั๊มน้ำมันให้เป็นใน 10 นาที เพื่อเห็นภาพกำไรต่อลิตรฝั่งปั๊มคู่กัน

วิธีตั้งเรทค่าขนส่งต่อน้ำมันให้ไม่ขาดทุน

เรทค่าขนส่งมีสองโมเดลหลักที่ตลาดใช้กันจริง และสองโมเดลนี้คำนวณจากต้นทุนชุดเดียวกัน ต่างกันแค่ว่าใครแบกความเสี่ยงราคาน้ำมัน การเลือกผิดโมเดลโดยไม่มีข้อมูลสิ้นเปลืองรายคัน คือเหตุผลที่งานเยอะแต่กำไรไม่มา

โมเดลที่ 1: เรทรวมน้ำมัน (All-in rate)

ลูกค้าจ่ายก้อนเดียวต่อกม.หรือต่อเที่ยว รวมค่าน้ำมันแล้ว สูตรคือ เรท = ต้นทุนรวมต่อกม. + กำไรที่ต้องการต่อกม. จากตัวอย่างข้างบน ต้นทุนรวม 20 บาทต่อกม. เป้ากำไร 4 บาทต่อกม. ได้เรท 24 บาทต่อกม. โมเดลนี้ลูกค้าสบายใจเพราะราคาคงที่ แต่เราแบกความเสี่ยงราคาดีเซลเต็ม ๆ จึงต้องใส่เงื่อนไขปรับราคาตามดัชนีราคาน้ำมัน (fuel adjustment clause) ในสัญญาเสมอ และต้องรู้สิ้นเปลืองจริงของแต่ละเส้นทางเพื่อตั้งเรทแยกเส้นทาง ไม่ใช่เรทเดียวทั้งบริษัท

โมเดลที่ 2: เรทไม่รวมน้ำมัน + ค่าน้ำมันตามยอดเติมจริง

ลูกค้าจ่ายเรทเปล่าที่รวมคนขับ ซ่อมบำรุง ประกัน ค่าเสื่อม และกำไร (ตัวอย่างเดิมลบน้ำมันออกเหลือต้นทุน 12 บาทต่อกม. บวกกำไร 4 บาท เป็น 16 บาทต่อกม.) ส่วนค่าน้ำมันชำระตามยอดเติมจริงของรถ หรือตามราคาที่ตกลงกัน โมเดลนี้ป้องกันความเสี่ยงราคาดีเซลให้เรา แต่แลกมาด้วยเงื่อนไขเดียว คือยอดเติมจริงต้องแม่นและตรวจสอบได้ เพราะลูกค้าจะจ่ายตามที่เราเสนอเสมอ ถ้าไม่มีระบบผูกยอดเติมกับทะเบียนรถแบบหลักฐานชัด ความไว้ใจที่เคยมีจะตายตอนตัวเลขไม่ตรง ระบบเติมน้ำมันด้วย QR Code ในส่วนสินค้าใหม่ด้านล่างเกิดมาเพื่อปัญหานี้โดยตรง

จุดคุ้มทุนเมื่อใช้โปรแกรมน้ำมัน คำนวณแบบผู้บริหาร

คำถามที่ควรถามก่อนลงทุนคือ โปรแกรมน้ำมันจะคืนทุนเมื่อไร วิธีคิดง่ายที่สุดคือเทียบค่าใช้จ่ายระบบต่อเดือนกับเงินที่กันได้จากสองแหล่ง แหล่งแรกคือการกันการสูญเสียจากการโกงและการเติมเกินโควตา แหล่งที่สองคือการลดอัตราสิ้นเปลืองจากการจับรถผิดปกติ วางแผนเส้นทาง และเปลี่ยนพฤติกรรมการขับ สมมติค่าใช้จ่ายระบบรวมอยู่ที่ 5,000 บาทต่อเดือน ตารางนี้คือจุดคุ้มทุนตามขนาดฟลีต โดยใช้รถ 10 ล้อตัวอย่างเดิมยอดน้ำมัน 52,000 บาทต่อคันต่อเดือน

แนวคิดจุดคุ้มทุนแบบเดียวกันนี้ใช้กับงานปั๊มด้วย ทั้งการกันยอดหายที่รั่วทีละจุดและการคุมต้นทุนรายกะ อ่านวิธีคิดต่อใน 7 จุดรั่วไหลของเงินและน้ำมันในปั๊ม พร้อมวิธีป้องกัน และกรณีอยากตรวจสอบย้อนหลังว่ายอดหายอยู่ที่ไหน มีลำดับการตรวจแบบลงมือทำใน น้ำมันหายในปั๊ม ตรวจสอบฉบับลงมือทำได้

สินค้าใหม่: โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมัน ด้วย QR Code เชื่อมแอปและ LINE OA

ทุกตัวเลขในบทความนี้จะเกิดขึ้นจริงได้ ต้องมีร่องรอยการเติมที่ผูกกับคนขับและทะเบียนรถทุกครั้ง นี่คือจุดที่สินค้าใหม่ของเรา **FuelSmart Fleet — โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมัน** เข้ามาตอบโจทย์ คนขับแสดง QR Code จากแอปมือถือที่หน้าปั๊ม เจ้าหน้าที่สแกนยืนยันตัวคนขับ ทะเบียนรถ และโควตาคงเหลือก่อนจ่ายน้ำมัน ยอดเติมลงระบบทันทีที่จ่ายจบ ไม่มีใบอนุญาตกระดาษ ไม่มีบัตรเติมเงินที่ยืมกันได้ และไม่มียอดที่ต้องรอมารวมปลายเดือน

การเติมน้ำมันด้วย QR Code ทำงานอย่างไร

1. คนขับเปิดแอปแล้วแสดง QR Code ที่ผูกกับตัวเองและทะเบียนรถที่กำลังขับ
2. เจ้าหน้าที่ปั๊มสแกนยืนยันตัวตน ระบบโชว์โควตาคงเหลือและราคาเติมของรถคันนี้ทันที
3. จ่ายน้ำมันตามโควตา ยอดลิตร ราคา ปั๊ม และเวลา บันทึกเข้าระบบแบบเรียลไทม์
4. ผู้บริหารและศูนย์ควบคุมเห็นทุกเที่ยวเติมของทั้งฟลีตในแอป พร้อมสรุปยอดรายวันเข้า LINE OA

นอกจากการยืนยันตัวตน ระบบยังคุมโควตาลิตรและจำนวนเงินต่อรถ ต่อคนขับ ต่อวันหรือต่อเดือน กรณีเติมเกินโควตาจะขึ้นขออนุมัติผู้บริหารก่อนจ่ายได้ ทำให้เกิดขั้นตอนควบคุมจริงในทุกธุรกรรม ไม่ใช่แค่บันทึกหลังเกิดเหตุ ราคาเติมแบบราคากลุ่มของแต่ละลูกค้าหรือโครงการก็ตั้งได้หลายระดับ ผูกกับประเภทน้ำมันและจุดเติม

ส่งข้อความผ่านแอป และสรุปรายวันเข้า LINE OA

การสื่อสารของงานขนส่งเกิดขึ้นระหว่างทางตลอดเวลา ระบบจึงมีการส่งข้อความผ่านแอปให้ศูนย์ควบคุมสั่งงาน อนุมัติโควตาเพิ่ม แจ้งเปลี่ยนเส้นทาง และตอบคำถามคนขับได้ในแอปเดียวกับยอดเติม ทุกข้อความมีประวัติเก็บย้อนหลังครบ ส่วนผู้บริหารไม่ต้องเปิดแอปก็ได้ข่าว เพราะระบบส่งสรุปยอดเติมประจำวัน ยอดรายรถ และการแจ้งเตือนเมื่อพบเติมผิดปกติเข้า LINE OA โดยอัตโนมัติ อนุมัติเรื่องด่วนจากมือถือได้ทันที

ผลที่ได้คือรายงานต้นทุนน้ำมันรายรถที่คำนวณสิ้นเปลืองต่อกม.และต้นทุนต่อเที่ยวให้อัตโนมัติ นำไปใช้ตั้งเรทตามที่อธิบายไว้ข้างต้น ตรวจรถสิ้นเปลืองผิดปกติก่อนเป็นก้อน และต่อรองราคาลูกค้าด้วยตัวเลขจริง ดูรายละเอียดความสามารถทั้งหมดได้ในหน้า โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมัน และถ้าอยากเห็นภาพรวมยอดขายของปั๊มที่รถมาเติมจากมือถือด้วย ดูความสามารถต่อเนื่องได้ใน แอปมือถือปั๊มน้ำมัน ที่ทำงานร่วมกันในชุดระบบเดียว

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับโปรแกรมขนส่งเติมน้ำมัน

โปรแกรมขนส่งเติมน้ำมันใช้กับปั๊มที่รถไปเติมอย่างไร?

ใช้ได้ทั้งปั๊มที่บริษัทเป็นเจ้าของเองและปั๊มแม่ข่ายที่รับเติมตามราคากลุ่ม ทุกจุดเติมบันทึกผ่าน QR เดียวกัน ยอดจึงรวมเข้าระบบเดียวแบบเรียลไทม์ ผู้บริหารเห็นยอดรวมและยอดรายรถครบทุกจุดเติม พร้อมไขว้กับใบเสร็จของแต่ละปั๊มได้รายเที่ยว

คนขับไม่มีสมาร์ตโฟนต้องทำอย่างไร?

ระบบผูกสิทธิ์กับตัวคนขับและทะเบียนรถเป็นหลัก กรณีคนขับไม่มีหรือลืมโทรศัพท์ ศูนย์ควบคุมสามารถออกโควตาแทนชั่วคราวจากหน้างานได้ พร้อมบันทึกเหตุผลไว้ตรวจสอบย้อนหลัง รถจึงไม่ต้องจอดรอนาน และทุกการอนุมัติยังอยู่ในร่องรอยเดียวกัน

ถ้าอินเทอร์เน็ตหลุด ยอดเติมจะหายหรือเติมเกินโควตาได้ไหม?

ยอดไม่หายครับ ธุรกรรมถูกบันทึกที่เครื่องก่อนเสมอ แล้วซิงก์ขึ้นแอปอัตโนมัติเมื่อเน็ตกลับมา โควตาที่ใช้ไประหว่างออฟไลน์ยังถูกนับรวมถูกต้อง ระบบจึงกันการเติมซ้ำหรือเติมเกินโควตาในช่วงเวลาเดียวกันได้

จุดคุ้มทุนของฟลีตผมควรคำนวณอย่างไร?

ใช้สูตรง่าย ๆ คือ ยอดน้ำมันที่เติมต่อเดือน คูณอัตราการสูญเสียที่อยากกันไว้ แล้วเทียบกับค่าใช้จ่ายระบบต่อเดือน ยิ่งฟลีตใหญ่ยิ่งคุ้มเร็ว เพราะการลดการสูญเสียเพียง 2-3% ของยอดเติม มักมากกว่าค่าระบบหลายเท่าตัว ตามตัวอย่างฟลีต 5, 20 และ 50 คันในบทความนี้

เริ่มใช้งานต้องเตรียมอะไรบ้าง ติดตั้งอุปกรณ์บนรถหรือไม่?

ไม่ต้องติดตั้งอุปกรณ์บนรถครับ ฝั่งคนขับใช้แอปมือถือ ฝั่งปั๊มของบริษัทใช้ร่วมกับระบบ FuelSmart ส่วนปั๊มแม่ข่ายภายนอกบันทึกผ่าน QR ได้ทันที ขั้นตอนเริ่มใช้คือสร้างข้อมูลฟลีตและโควตา อบรมคนขับ แล้วเริ่มเติมด้วย QR ได้ในวันเดียว

สรุปสั้น ๆ ว่าการคำนวณน้ำมันที่แม่นคือฐานของเรทที่ไม่ขาดทุน และการควบคุมการเติมด้วย QR Code คือวิธีทำให้ฐานนั้นแม่นได้จริงทุกวัน ทุกเที่ยวเติม ทุกคัน ทุกปั๊ม บทความกลุ่มเดียวกันที่ช่วยต่อยอดได้ ได้แก่ แก้ปัญหาน้ำมันหายหน้าลาน สำหรับฝั่งปั๊มที่อยากปิดช่องโหว่ครบทั้งระบบ และ โปรแกรมน้ำมัน ภาพรวมระบบครบวงจรทั้งปั๊มและฟลีต ทีมงาน MagnitudePlus พร้อมสาธิตระบบให้ดูถึงหน้างาน พร้อมช่วยคำนวณจุดคุ้มทุนตามขนาดฟลีตของคุณฟรี ไม่มีภาระผูกพัน