สมุดบัญชี ก ข ค คืออะไร ปั๊มน้ำมันต้องทำชุดไหน ส่งใคร

สมุดบัญชี ก ข ค เป็นคำที่เจ้าของปั๊มได้ยินจากนักบัญชีทุกครั้งที่คุยเรื่องค่าทำบัญชี แต่หลายคนไม่แน่ใจว่าแต่ละชุดต่างกันอย่างไร ปั๊มของตัวต้องทำชุดไหน และต้องส่งให้ใครตรวจ บทความนี้อธิบายตั้งแต่รากกฎหมายจนถึงประโยชน์จริงต่อการดูกำไรต่อลิตรของปั๊ม

ก่อนอื่นต้องแยกให้ชัดว่า บัญชีที่ต้องมีจริงตามกฎหมายคือสมุดบัญชี 8 ประเภทตาม พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ส่วนคำว่า ชุด ก ข ค เป็นศัพท์ที่ใช้กันในแวดวงบัญชีเพื่อบอกระดับความสมบูรณ์ของงานบัญชี ไม่ใช่ชื่อที่ปรากฏในตัวกฎหมาย เข้าใจสองชั้นนี้แล้ว การเลือกรับบริการทำบัญชีจะเทียบของกันได้ตรงประเด็น ไม่ถูกขายของเกินจำเป็น

1. กฎหมายกำหนดสมุดบัญชีขั้นต่ำ 8 ประเภท

ตามพ.ร.บ.การบัญชี นิติบุคคลต้องมีสมุดบัญชีครบ 8 ประเภท ได้แก่ ทะเบียนสินทรัพย์ ทะเบียนหนี้สิน ทะเบียนส่วนของเจ้าของ ทะเบียนรายได้ ทะเบียนค่าใช้จ่าย รวมกับสมุดจดวันรับเงิน สมุดจดวันจ่ายเงิน และสมุดจดวันขาย สมุดบัญชีต้องเก็บไว้ที่ทำการของกิจการ ปิดบัญชีเป็นรอบ 12 เดือน และเก็บรักษาสมุดพร้อมเอกสารประกอบไม่น้อยกว่า 5 ปีนับแต่ปิดวันบัญชี ปัจจุบันโปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์จะสร้างสมุดทั้ง 8 ประเภทให้อัตโนมัติ แต่คุณภาพขึ้นอยู่กับข้อมูลหน้างานที่ป้อนเข้าระบบ

2. ชุด ก ข ค ต่างกันที่ระดับความสมบูรณ์ของบัญชี

การแบ่งชุดไม่ได้เปลี่ยนหน้าที่ที่กฎหมายกำหนด แต่บอกว่างานบัญชีลึกละเอียดแค่ไหน เทียบกันคร่าว ๆ ได้ดังนี้

• ชุด ก — ครบตามกฎหมาย มีสมุดบัญชี 8 ประเภทและงบการเงินพื้นฐาน ใช้ยื่นภาษีได้ แต่ดูรายละเอียดได้ไม่ลึก
• ชุด ข — เพิ่มหมวดย่อยในบัญชีแยกประเภท เช่น แยกค่าใช้จ่ายเป็นหมวดหมู่ละเอียดขึ้น แยกลูกหนี้รายกลุ่ม เห็นที่มาของตัวเลขมากกว่าเดิม
• ชุด ค — เพิ่มบัญชีแยกประเภทยิ่งละเอียด เช่น ต้นทุนแยกตามชั้นน้ำมัน พร้อมรายงานวิเคราะห์สำหรับผู้บริหาร

3. ปั๊มน้ำมันควรทำชุดไหน

ชุด ก คือขั้นต่ำที่กฎหมายยอมรับ แต่ปั๊มที่มีหลายถัง มีร้านค้า และมีลูกหนี้องค์กร ควรอย่างน้อยชุด ข เพราะต้องรู้ว่าชั้นไหนกำไรจริง ลองคิดง่าย ๆ ปั๊มขายเดือนละ 300,000 ลิตร ถ้ากำไรขั้นต้นต่างกัน 0.10 บาทต่อลิตรระหว่างชั้น เท่ากับต่างกันเดือนละ 30,000 บาท ถ้าบัญชีไม่แยกตามชั้น เจ้าของจะไม่มีทางเห็นส่วนต่างนี้ การตั้งราคาและต่อรองโปรโมชันกับแม่ข่ายก็จะเดาเปล่าไปตลอด

4. ใบรับรองบัญชีคอมพิวเตอร์จาก ETDA

ถ้าปั๊มใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ ควรเลือกโปรแกรมที่ได้รับหนังสือรับรองจากผู้มีอำนาจออกใบรับรองบัญชี คือ สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) ตามประกาศว่าด้วยการทำบัญชี ระบบที่ได้รับการรับรองมีการควบคุมข้อมูล การตรวจสอบย้อนกลับ และความน่าเชื่อถือของรายงานที่ผ่านเกณฑ์กำหนด ทำให้ตัวเลขในสมุดบัญชีได้รับการยอมรับได้ง่ายขึ้นเมื่อถูกตรวจสอบ ก่อนซื้อโปรแกรมบัญชี ขอดูเลขที่หนังสือรับรองจาก ETDA ได้เสมอ

5. ส่งสมุดบัญชีให้ใครตรวจ ภายในกี่วัน

ผู้มีอำนาจตรวจสอบสมุดบัญชีตามกฎหมายคือเจ้าหน้าที่ระดับสำนักงานสรรพากรจังหวัดหรือพื้นที่ ถ้าปั๊มได้รับหนังสือแจ้งให้ส่งตรวจ ต้องนำสมุดบัญชีและเอกสารประกอบไปแสดงภายใน 5 วันนับแต่วันที่ได้รับแจ้ง ถ้าส่งไม่ได้ตามกำหนดมีโทษตามกฎหมาย การมีระบบเก็บเอกสารครบและบัญชีเป็นระเบียบจึงไม่ใช่เรื่องสวยหรู แต่คือความพร้อมที่ต้องมีตลอดเวลา เพราะหนังสือแจ้งไม่ได้นัดหมายล่วงหน้าเสมอไป

6. ผลของบัญชีที่สมบูรณ์ต่อภาษี

สมุดบัญชีที่ทำถูกต้องคือหลักฐานหลักที่ทำให้กฎหมายภาษียอมรับค่าใช้จ่ายของกิจการ มีเงื่อนไขหนึ่งที่เจ้าของควรรู้คืออัตราส่วนของรายจ่ายเป็นสินทรัพย์ ถ้ารายจ่ายที่มีลักษณะเป็นต้นทุนและค่าใช้จ่ายที่จ่ายให้เจ้าหนี้ภายนอกสูงกว่าอัตราส่วนที่กำหนด (หลัก 25% ต่อปี) ส่วนที่เกินอาจไม่ได้รับการหักเป็นค่าใช้จ่าย อย่างไรก็ดี นิติบุคคลที่ใช้ระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ที่ได้รับการรับรองตามกฎหมายว่าด้วยการทำบัญชี ได้รับสิทธิยกเว้นเงื่อนไขนี้ตามกฎหมาย รายละเอียดเชิงเทคนิคซับซ้อนและเปลี่ยนตามปี จึงควรให้ผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษียืนยันกับกรณีของปั๊มคุณเสมอ

7. ชุด ข ค ช่วยเจ้าของเห็นกำไรต่อลิตรจริง

จุดขายที่แท้จริงของบัญชีที่ละเอียดคือการแปลงตัวเลขบัญชีเป็นการตัดสินใจ เช่น ดูว่ากำไรขั้นต้น 1.20 บาทต่อลิตร ลบค่าใช้จ่ายดำเนินงาน 0.90 บาทต่อลิตร เหลือกำไรก่อนภาษี 0.30 บาทต่อลิตร ตัวเลขแบบนี้ตอบทันทีว่าโปรโมชันแบบไหนคุ้ม และค่าใช้จ่ายรายการไหนต้องคุม วิธีอ่านตัวเลขพวกนี้ลงรายละเอียดในบทความ อ่านงบกำไรขาดทุนปั๊มน้ำมันให้เป็น

สรุปสั้น ๆ คือ ปั๊มทุกแห่งต้องมีสมุดบัญชีครบ 8 ประเภทตามกฎหมาย ชุด ข ค คือการยกระดับความละเอียดเพื่อให้เจ้าของเห็นตัวเลขที่ใช้ตัดสินใจได้จริง และเอกสารต้องพร้อมส่งตรวจที่สรรพากรจังหวัดภายใน 5 วันเมื่อถูกแจ้ง ถ้าต้องการให้ระบบเก็บยอดขายและสต็อกหน้างานแล้วไหลเข้าบัญชีอย่างเป็นระเบียบ ดู โปรแกรมปั๊มน้ำมัน ของเรา และภาพรวมภาษีทั้งระบบได้ใน ภาษีปั๊มน้ำมันมีอะไรบ้าง ทั้งนี้การทำบัญชีของปั๊มควรมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติตามกฎหมายเป็นผู้กำกับเสมอ